Notice of Privacy Practice

OU Medical Center Edmond [Map] [Directions]

FACILITY PRIVACY OFFICIAL: Deborah Clark
Telephone Number: 405-341-6100

Effective Date: 2-17-2010

Notice of Privacy Practices

This Notice Describes How Health Information About You May Be Used And Disclosed And How You Can Get Access To This Information. Please Review It Carefully.

If you have any questions about this notice, please contact the Facility Privacy Official by dialing the main facility number.

Each time you visit a hospital, physician, or other healthcare provider, a record of your visit is made. Typically, this record contains your symptoms, examination and test results, diagnoses, treatment, a plan for future care or treatment, and billing-related information. This notice applies to all of the records of your care generated by the facility, whether made by facility personnel, agents of the facility, or your personal doctor. Your personal doctor may have different policies or notices regarding the doctor's use and disclosure of your health information created in the doctor's office or clinic.

Our Responsibilities

We are required by law to maintain the privacy of your health information and provide you a description of our privacy practices. We will abide by the terms of this notice.

Uses and Disclosures

How we may use and disclose Health Information about you.

The following categories describe examples of the way we use and disclose health information:

For Treatment: We may use health information about you to provide you treatment or services. We may disclose health information about you to doctors, nurses, technicians, medical students, or other facility personnel who are involved in taking care of you at the facility. For example: a doctor treating you for a broken leg may need to know if you have diabetes because diabetes may slow the healing process. Different departments of the facility also may share health information about you in order to coordinate the different things you may need, such as prescriptions, lab work, meals, and x-rays.

We may also provide your physician or a subsequent healthcare provider with copies of various reports that should assist him or her in treating you once you're discharged from this facility.

For Payment: We may use and disclose health information about your treatment and services to bill and collect payment from you, your insurance company or a third party payer. For example, we may need to give your insurance company information about your surgery so they will pay us or reimburse you for the treatment. We may also tell your health plan about treatment you are going to receive to determine whether your plan will cover it.

For Health Care Operations: Members of the medical staff and/or quality improvement team may use information in your health record to assess the care and outcomes in your case and others like it. The results will then be used to continually improve the quality of care for all patients we serve. For example, we may combine health information about many patients to evaluate the need for new services or treatment. We may disclose information to doctors, nurses, and other students for educational purposes. And we may combine health information we have with that of other facilities to see where we can make improvements. We may remove information that identifies you from this set of health information to protect your privacy.

We may also use and disclose health information:

To business associates we have contracted with to perform the agreed upon service and billing for it;
To remind you that you have an appointment for medical care;
To assess your satisfaction with our services;
To tell you about possible treatment alternatives;
To tell you about health-related benefits or services;
To contact you as part of fundraising efforts, unless you elect not to receive any such communications;
To inform Funeral Directors consistent with applicable law;
For population based activities relating to improving health or reducing health care costs; and
For conducting training programs or reviewing competence of health care professionals.

When disclosing information, primarily appointment reminders and billing/collections efforts, we may leave messages on your answering machine/voice mail.

Business Associates: There are some services provided in our organization through contracts with business associates. Examples include physician services in the emergency department and radiology, certain laboratory tests, and a copy service we use when making copies of your health record. When these services are contracted, we may disclose your health information to our business associates so that they can perform the job we've asked them to do and bill you or your third-party payer for services rendered. To protect your health information, however, business associates are required by federal law to appropriately safeguard your information.

Directory: We may include certain limited information about you in the facility directory while you are a patient at the facility. The information may include your name, location in the facility, your general condition (e.g., good, fair) and your religious affiliation. This information may be provided to members of the clergy and, except for religious affiliation, to other people who ask for you by name. If you would like to opt out of being in the facility directory please request the Opt Out Form from the admission staff or Facility Privacy Official.

Individuals Involved in Your Care or Payment for Your Care: We may release health information about you to a friend or family member who is involved in your medical care or who helps pay for your care. In addition, we may disclose health information about you to an entity assisting in a disaster relief effort so that your family can be notified about your condition, status and location.

Research: We may disclose information to researchers when an institutional review board that has reviewed the research proposal and established protocols to ensure the privacy of your health information has approved their research and granted a waiver of the authorization requirement.

Future Communications: We may communicate to you via newsletters, mail outs or other means regarding treatment options, health related information, disease-management programs, wellness programs, or other community based initiatives or activities our facility is participating in.

Organized Health Care Arrangement: This facility and its medical staff members have organized and are presenting you this document as a joint notice. Information will be shared as necessary to carry out treatment, payment and health care operations. Physicians and caregivers may have access to protected health information in their offices to assist in reviewing past treatment as it may affect treatment at the time.

Affiliated Covered Entity: Protected health information will be made available to facility personnel at local affiliated facilities as necessary to carry out treatment, payment and health care operations. Caregivers at other facilities may have access to protected health information at their locations to assist in reviewing past treatment information as it may affect treatment at this time. Please contact the Facility Privacy Official for further information on the specific sites included in this affiliated covered entity.

As required by law, we may also use and disclose health information for the following types of entities, including but not limited to:

Food and Drug Administration
Public Health or Legal Authorities charged with preventing or controlling disease, injury or disability
Correctional Institutions
Workers Compensation Agents
Organ and Tissue Donation Organizations
Military Command Authorities
Health Oversight Agencies
Funeral Directors, Coroners and Medical Directors
National Security and Intelligence Agencies
Protective Services for the President and Others

Law Enforcement/Legal Proceedings: We may disclose health information for law enforcement purposes as required by law or in response to a valid subpoena.

State-Specific Requirements: Many states have requirements for reporting including population-based activities relating to improving health or reducing health care costs. Some states have separate privacy laws that may apply additional legal requirements. If the state privacy laws are more stringent than federal privacy laws, the state law preempts the federal law.

Your Health Information Rights

Although your health record is the physical property of the healthcare practitioner or facility that compiled it, you have the Right to:

Inspect and Copy: You have the right to inspect and obtain a copy of the health information that may be used to make decisions about your care. Usually, this includes medical and billing records, but does not include psychotherapy notes. We may deny your request to inspect and copy in certain very limited circumstances. If you are denied access to health information, you may request that the denial be reviewed. Another licensed health care professional chosen by the facility will review your request and the denial. The person conducting the review will not be the person who denied your request. We will comply with the outcome of the review.

Amend: If you feel that health information we have about you is incorrect or incomplete, you may ask us to amend the information. You have the right to request an amendment for as long as the information is kept by or for the facility. Any request for an amendment must be sent in writing to the Facility Privacy Official.

An Accounting of Disclosures: You have the right to request an accounting of disclosures. This is a list of certain disclosures we make of your health information for purposes other than treatment, payment or health care operations where an authorization was not required.

Request Restrictions: You have the right to request a restriction or limitation on the health information we use or disclose about you for treatment, payment or health care operations. You also have the right to request a limit on the health information we disclose about you to someone who is involved in your care or the payment for your care, like a family member or friend. For example, you could ask that we not use or disclose information about a surgery you had. Any request for a restriction must be sent in writing to the Facility Privacy Official.

We are required to agree to your request only if 1) except as otherwise required by law, the disclosure is to your health plan and the purpose is related to payment or health care operations (and not treatment purposes), and 2) your information pertains solely to health care services for which you have paid in full. For other requests, we are not required to agree. If we do agree, we will comply with your request unless the information is needed to provide you emergency treatment.

Request Confidential Communications: You have the right to request that we communicate with you about medical matters in a certain way or at a certain location. For example, you may ask that we contact you at work instead of your home. The facility will grant reasonable requests for confidential communications at alternative locations and/or via alternative means only if the request is submitted in writing and the written request includes a mailing address where the individual will receive bills for services rendered by the facility and related correspondence regarding payment for services. Please realize, we reserve the right to contact you by other means and at other locations if you fail to respond to any communication from us that requires a response. We will notify you in accordance with your original request prior to attempting to contact you by other means or at another location.

A Paper Copy of This Notice: You have the right to a paper copy of this notice. You may ask us to give you a copy of this notice at any time. Even if you have agreed to receive this notice electronically, you are still entitled to a paper copy of this notice.

If the facility has a website you may print or view a copy of the notice by clicking on the Notice of Privacy Practices link.

To exercise any of your rights, please obtain the required forms from the Privacy Official and submit your request in writing.

CHANGES TO THIS NOTICE

We reserve the right to change this notice and the revised or changed notice will be effective for information we already have about you as well as any information we receive in the future. The current notice will be posted in the facility and on our website and include the effective date. In addition, each time you register at or are admitted to the facility for treatment or health care services as an inpatient or outpatient, we will offer you a copy of the current notice in effect.

COMPLAINTS

If you believe your privacy rights have been violated, you may file a complaint with the facility by following the process outlined in the facility's Patient Rights documentation. You may also file a complaint with the Secretary of the Department of Health and Human Services. All complaints must be submitted in writing.

You will not be penalized for filing a complaint.

OTHER USES OF HEALTH INFORMATION

Other uses and disclosures of health information not covered by this notice or the laws that apply to us will be made only with your written permission. If you provide us permission to use or disclose health information about you, you may revoke that permission, in writing, at any time. If you revoke your permission, we will no longer use or disclose health information about you for the reasons covered by your written authorization. You understand that we are unable to take back any disclosures we have already made with your permission, and that we are required to retain our records of the care that we provided to you.

Aviso Sobre Las Practicas De Privacidad

ESTE AVISO DESCRIBE LA FORMA EN QUE PUEDE UTILIZARSE Y REVELARSE LA INFORMACIÓN SOBRE SU SALUD Y LA MANERA EN QUE USTED PUEDE TENER ACCESO A ESTA INFORMACIÓN
SEA USTED TAN AMABLE DE REVISARLO CUIDADOSAMENTE.

Si usted tiene alguna pregunta al respecto, por favor comuníquese con la Sra. Deborah Clark, Oficial Privado de Facultad llamando al número 405-341-6100.

Cada vez que usted realice una visita a un hospital, un médico o a otro proveedor de la salud, se lleva a cabo un registro sobre su visita en su expediente personal. Lo típico es que dichos registros indiquen sus síntomas, los resultados de su exploración física y análisis, los diagnósticos, el tratamiento, un plan para atención o tratamiento futuros e información relacionada con la facturación. El presente aviso se aplica a todos los registros de su atención generados por el hospital, ya sea que los hayan llevado a cabo los miembros del personal del hospital, sus representantes o su médico personal quien tal vez tenga diferentes políticas o avisos referentes al uso y revelación de su expediente creado en el consultorio del médico o en la clínica.

Nuestras Responsabilidades

La ley exige que mantengamos la privacidad de la información sobre su salud y le hagamos entrega de una descripción sobre nuestras prácticas de privacidad. Puede usted tener la seguridad de que nos regiremos por los términos y condiciones del presente aviso.

Usos y Revelaciones

De qué manera podemos emplear y revelar la Información de su Expediente

Las siguientes categorías describen ejemplos de la forma en que utilizamos y revelamos información de los expedientes:

Para el tratamiento: Es posible que utilicemos información de su expediente para darle algún tratamiento o prestarle nuestros servicios. Tal vez revelemos información de su expediente a otros médicos, las enfermeras, los técnicos, estudiantes de medicina u otros miembros del personal del hospital que participen en su atención en el hospital; por ejemplo: un médico que lo esté tratando por una pierna rota tal vez necesite saber si sufre usted de diabetes debido a que esta enfermedad puede hacer más lento el proceso de curación; por otra parte, diferentes departamentos del hospital tal vez compartan la información sobre su salud para coordinar las diferentes medidas que usted puede llegar a necesitar como serían recetas de medicamentos, análisis de laboratorio, comidas y radiografías.

De igual modo, le podemos ofrecer a su médico o a otro proveedor de la salud posterior, copias de diferentes informes que puedan ayudarle a tratarlo una vez que sea usted egresado de este hospital.

Para el Pago: Es posible que empleemos y revelemos información sobre su salud relacionada con su tratamiento y los servicios que debemos facturar y cobrarle a usted, su aseguradora o a cualquier tercero que pague los gastos; por ejemplo: tal vez necesitemos darle a su aseguradora información sobre su cirugía para que ellos nos paguen o le reembolsen a usted el tratamiento y quizás tengamos que avisarle a su plan de salud en qué consiste el tratamiento que usted deba recibir para determinar si su plan de salud lo cubre o no.

Para las Operaciones de Atención de la Salud: Miembros del personal médico y/o del equipo de mejora de la calidad pueden emplear los registros de su expediente para valorar la atención y resultados de su caso así como de otros casos similares al suyo. Los resultados tendrán que ser utilizados entonces para mejorar continuamente la calidad de la atención de todos los pacientes a los que atendemos; por ejemplo: es posible que combinemos información sobre la salud de varios pacientes con el objeto de valorar la necesidad de nuevos servicios o tratamientos o tal vez revelemos información a los médicos, enfermeras y otros estudiantes para propósitos de educación; es posible que combinemos la información sobre la salud que tenemos a nuestra disposición con la de otros hospitales para ver si podemos mejorar o posiblemente eliminemos de esta serie de datos sobre la salud, información que le identifique con el objeto de proteger su información médica.

También es posible que empleemos y revelemos información sobre la salud:

A colaboradores que hayamos contratado para llevar a cabo algún servicio y para facturarlo;
Para recordarle que tiene usted una cita para recibir atención médica
Para valorar su satisfacción con nuestros servicios
Para indicarle algunas alternativas de tratamiento
Para señalarle los beneficios o servicios relacionados con su salud
Para informar a los Directivos de Funerarias de acuerdo con las leyes pertinentes
Para llevar a cabo actividades poblacionales que sirvan para mejorar la salud o reducir los costos de atención de la salud y
Para llevar a cabo programas o revisar la competencia de los profesionales de salud.

Al revelar la información, los recordatorios principalmente de citas y los esfuerzos de facturación/cobranzas, es posible que le dejemos algunos mensajes en su contestador telefónico/correo de voz.
En el caso de colaboradores: En nuestro hospital existen algunos servicios que se prestan a través de contratos con colaboradores en el mismo medio. Ejemplos de ellos incluyen servicios de médicos en el departamento de urgencias y radiología, algunas pruebas de laboratorio y un servicio de copiado que utilizamos cuando hacemos copias de su expediente. Cuando estos servicios son contratados, hay la posibilidad de que redactemos información médica a nuestros colaboradores para que ellos puedan ejercer su trabajo y asimismo facturarle a usted o a su aseguradora por los servicios proporcionados. Nosotros exhortamos a nuestros colaboradores de que practiquen medidas de seguridad para proteger su información médica.

Directorio: Tal vez tengamos que incluir información limitada sobre usted en el directorio del hospital mientras esté usted hospitalizado; dicha información puede incluir su nombre, ubicación en el hospital, su condición en términos generales (por ejemplo: buena, regular) y sus creencias religiosas; esta información puede ser entregada a miembros del clero y, con la salvedad de las creencias religiosas, a otras personas que pregunten por usted, dando su nombre. Si desea usted que no se le incluya en el directorio del hospital, por favor pida una Forma de No Inclusión en el Directorio (Opt Out Form en inglés) al personal de admisiones o al Funcionario de Privacidad del Hospital.

Personas que Participan en su Atención o que Pagan por su Atención: Es posible que le revelemos información sobre su salud a un amigo o familiar que participen en su atención médica o que le ayuden a pagar por dicha atención; además, tal vez revelemos información de su expediente a alguna entidad que esté asistiendo en un esfuerzo de alivio de desastres para poder notificar a sus familiares sobre su condición, estado y ubicación.

Investigación: Tal vez revelemos información de su expediente a investigadores cuando el consejo institucional de revisión lleve a cabo una revisión de las propuestas de investigación y protocolos establecidos con el objeto de asegurar que se haya aprobado la privacidad de la información sobre su salud en la investigación y que se haya otorgado una renuncia al requisito de autorización.

Comunicaciones Futuras: Es posible que nos comuniquemos con usted a través de boletines, envíos por correo u otros medios relacionados con alternativas relacionadas con la salud, programas para el manejo de enfermedades, programas de bienestar u otras iniciativas o actividades comunitarias en las cuales participa nuestro hospital.

Arreglo Organizado para la Atención de la Salud: Este hospital y los miembros de su personal médico se han organizado y someten a su atención el presente documento como una notificación conjunta. La información será compartida en la medida necesaria para llevar a cabo el tratamiento, las operaciones de pago y atención de la salud. Los médicos y profesionales de la salud pueden tener acceso a información médica que exista en sus consultorios para auxiliar en la revisión de tratamientos anteriores que tal vez puedan afectar el tratamiento que se dé en ese momento.

Entidad de Cobertura Afiliada: Toda información médica se pondrá a disposición del personal del hospital en los hospitales afiliados cuando sea necesario para dar algún tratamiento, efectuar un pago y para las operaciones de atención de la salud. Los profesionales de la salud de otras unidades pueden tener acceso a la información médica en sus lugares de trabajo para ayudar en la revisión de la información sobre tratamientos anteriores que pudieran afectar el tratamiento en ese momento. Si desea mayor información sobre los sitios específicos incluidos en esta entidad, favor de ponerse en contacto con el Funcionario de Privacidad del Hospital.

La ley requiere que empleemos y revelemos también información sobre los expediente a los siguiente tipos de entidades que incluyen, sin limitarse a lo siguiente:

La Administración de Alimentos y Medicamentos (FDA por sus siglas en inglés)
Las Autoridades Legales o de Salud Pública encargadas de prevenir o controlar las enfermedades, lesiones o discapacidades
Las Instituciones de Rehabilitación Social
Los Representantes de los Trabajadores en Materia de Compensaciones
Las Organizaciones para la Donación de Órganos y Tejidos
Las Autoridades de Comando Militar
Los Organismos Que Vigilan la Salud
Los Directivos de Funerarias, Médicos Forenses y Examinadores Médicos
Los Organismos de Seguridad Nacional e Inteligencia
Los Servicios de Protección para el Presidente y Otros Terceros

Procedimientos Legales/Para Hacer Valer la Ley: Tal vez revelemos información sobre la salud para propósitos de hacer cumplir la ley de acuerdo con lo que ésta requiere o en respuesta a un citatorio válido.

Requisitos Específicos del Estado: Muchos estados tienen requisitos de notificación que incluyen actividades poblacionales que se relacionan con mejorar la salud o reducir los costos de atención de la salud. Algunos estados tienen leyes separadas referentes a la privacidad que pueden aplicarse a requisitos legales adicionales. Si las leyes de privacidad del estado son más estrictas que las leyes federales, las leyes estatales son las que regirán por encima de las leyes federales.

Sus Derechos a Recibir Información Sobre su Salud

Aun cuando su expediente médico es propiedad del hospital que lo recopiló, usted tiene derecho a:

-- Inspeccionar y Copiar: Usted tiene derecho a inspeccionar y obtener una copia de su expediente que puede utilizarse para tomar decisiones sobre su salud que por lo general incluye registros médicos y de facturación pero no abarca notas sobre psicoterapia. Es posible que nos neguemos a permitirle que inspeccione y copie la información bajo ciertas circunstancias limitadas. Si le llegaran a negar acceso a la información sobre su salud, puede usted solicitar que se revise la negativa en cuyo caso, el hospital elegirá a otro profesional de la salud para revisar su solicitud y la negativa de manera que la persona que lleve a cabo la revisión no sea la misma que se negara a aceptar su solicitud y acataremos los resultados de dicha revisión.

-- Enmiendas: Si piensa usted que la información sobre su salud es incorrecta o está incompleta, puede pedirnos que enmendemos dicha información. Usted tiene derecho a solicitar una enmienda durante todo el tiempo que la información se encuentre en poder del hospital o a su disposición. Tal vez nos neguemos a aceptar su solicitud de una enmienda en cuyo caso, le notificaremos la razón de dicha negativa.

-- Una Contabilización de las Revelaciones: Tiene usted derecho a solicitar que le den cuenta sobre las diferentes revelaciones o sea una lista de las revelaciones que lleguemos a hacer acerca de la información sobre su salud para propósitos distintos al tratamiento, pago u operaciones de atención de la salud cuando no se requiera de una autorización.

-- A usted se le notificará sobre cualquier violación de la información de salud del paciente que no haya sido protegida en menos de 60 días desde de el momento de su publicación.

-- Restricciones de Solicitud: Tiene usted el derecho a solicitar una restricción o limitación a la información de su salud que empleemos o revelemos con referencia a su tratamiento, el pago o las operaciones de atención de la salud. También tiene usted el derecho a solicitar que se limite la información de su expediente que podamos revelar a alguien que participe en su atención o el pago de su tratamiento como sería un familiar o amigo; por ejemplo: puede usted pedir que no empleemos o revelemos información acerca de la cirugía que se le practicó.

No tenemos la obligación de cumplir con su petición. Sin embargo, si estamos de acuerdo, acataremos su solicitud a menos que la información se necesite para darle algún tratamiento de urgencia.

-- Solicitar Comunicaciones Confidenciales: Tiene usted derecho a solicitar que nos comuniquemos con usted en materia de asuntos médicos en cierta forma o en cierto lugar; por ejemplo: es posible que usted nos pida que le llamemos a su lugar de trabajo en lugar de su casa. El hospital cumplirá con las solicitudes razonables respecto a comunicaciones confidenciales enviadas a un lugar alternativo y/o a través de medios alternativos sólo en el caso de que la solicitud se presente por escrito e incluya un domicilio en el cual la persona reciba sus facturas por los servicios prestados por el hospital y que se relacionen con correspondencia referente al pago de los servicios. Le rogamos que se percate de que nos reservamos el derecho de ponernos en contacto con usted a través de otros medios y en otros lugares si usted no responde a nuestras comunicaciones requiriendo una respuesta pero antes de intentar ponernos en contacto con usted a través de otros medios o en otro lugar, le enviaremos la notificación correspondiente de acuerdo con su solicitud original.

-- Una Copia Impresa del Presente Aviso: Tiene usted derecho a recibir una copia impresa del presente aviso que puede usted solicitar en cualquier momento aunque haya usted aceptado que se lo enviemos por medios electrónicos.

Si el hospital cuenta con una página de Internet, puede usted imprimir o consultar una copia del aviso haciendo clic en el enlace "Notice of Privacy Practices" (Aviso Sobre las Prácticas de Privacidad).

Para ejercer cualquiera de sus derechos, favor de obtener las formas necesarias del Funcionario de Privacidad y presentar su solicitud por escrito.

CAMBIOS AL PRESENTE AVISO

Nos reservamos el derecho de modificar el presente aviso y el aviso revisado o modificado entrará en vigor en lo tocante a información que ya tengamos sobre usted así como información que recabemos en el futuro. El presente aviso se colocará en carteles en toda la unidad e incluirá la fecha de vigencia. Además, cada vez que usted se registre o sea admitido al hospital para servicios de tratamiento o atención de la salud en calidad de paciente interno o externo, le ofreceremos una copia del aviso que esté en vigor en ese momento.

QUEJAS

Si cree usted que se han violado sus derechos a la privacidad, puede presentar una queja ante el hospital siguiendo el proceso detallado en la documentación de Patient Rights del hospital. También puede procesar su queja ante la Secretaria del Departamento de Salud y Servicios Humanos. Todas las quejas deberán presentarse por escrito.
No se le penalizará por presentar una queja.

OTROS USOS DE LA INFORMACIÓN SOBRE SU SALUD

Si llegara a ser necesario que revelemos o hagamos usos de la información sobre su salud, que no estén cubiertos bajo el presente aviso o las leyes pertinentes, lo haremos sólo con su autorización por escrito. Si usted nos da autorización para emplear o revelar información sobre su salud, puede revocar dicha autorización, por escrito, en cualquier momento, en cuyo caso, ya no podremos hacer uso o revelar la información sobre su salud para las razones incluidas en su autorización por escrito. Se entiende que usted no podrá negar ninguna revelación que ya hayamos hecho con su autorización y que debemos conservar en nuestros archivos la información sobre la atención que le hayamos prestado.

FUNCIONARIO DE PRIVACIDAD DEL HOSPITAL
Número Telefónico: 405-271-6847