Notice of Privacy Practices
405-271-6847 - Joan Crall, Facility Privacy Officer
En Español
Effective Date: February 17, 2010 / Origination Date: 2002
Notice of Privacy Practices
This Notice Describes How Health Information About You May Be Used And Disclosed And How You Can Get Access To This Information. Please Review It Carefully.
If you have any questions about this notice, please contact Joan Crall, Facility Privacy Official by dialing 405-271-6847.
Each time you visit a hospital, physician, or other healthcare provider, a record of your visit is made. Typically, this record contains your symptoms, examination and test results, diagnoses, treatment, a plan for future care or treatment, and billingrelated information. This notice applies to all of the records of your care generated by the facility, whether made by facility personnel, agents of the facility, or your personal doctor. Your personal doctor may have different policies or notices regarding the doctor's use and disclosure of your health information created in the doctor's office or clinic.
Our Responsibilities
We are required by law to maintain the privacy of your health information and provide you a description of our privacy practices. We will abide by the terms of this notice.
Uses and Disclosures
How we may use and disclose Health Information about you.
The following categories describe examples of the way we use and disclose health information:
For Treatment: We may use health information about you to provide you treatment or services. We may disclose health information about you to doctors, nurses, technicians, medical students, or other facility personnel who are involved in taking care of you at the facility. For example: a doctor treating you for a broken leg may need to know if you have diabetes because diabetes may slow the healing process. Different departments of the facility also may share health information about you in order to coordinate the different things you may need, such as prescriptions, lab work, meals, and x-rays.
We may also provide your physician or a subsequent healthcare provider with copies of various reports that should assist him or her in treating you once you're discharged from this hospital.
For Payment: We may use and disclose health information about your treatment and services to bill and collect payment from you, your insurance company or a third party payer. For example, we may need to give your insurance company information about your surgery so they will pay us or reimburse you for the treatment. We may also tell your health plan about treatment you are going to receive to determine whether your plan will cover it.
For Health Care Operations: Members of the medical staff and/or quality improvement team may use information in your health record to assess the care and outcomes in your case and others like it. The results will then be used to continually improve the quality of care for all patients we serve. For example, we may combine health information about many patients to evaluate the need for new services or treatment. We may disclose information to doctors, nurses, and other students for educational purposes. And we may combine health information we have with that of other facilities to see where we can make improvements. We may remove information that identifies you from this set of health information to protect your privacy.
We may also use and disclose health information:
- To business associates we have contracted with to perform the agreed upon service and billing for it;
- To remind you that you have an appointment for medical care;
- To assess your satisfaction with our services;
- To tell you about possible treatment alternatives;
- To tell you about health-related benefits or services;
- To contact you as part of fundraising efforts, unless you elect not to receive any such communications;
- To inform Funeral Directors consistent with applicable law;
- For population based activities relating to improving health or reducing health care costs; and
- For conducting training programs or reviewing competence of health care professionals.
When disclosing information, primarily appointment reminders and billing/collections efforts, we may leave messages on your answering machine/voice mail.
Business Associates: There are some services provided in our organization through contracts with business associates. Examples include physician services in the emergency department and radiology, certain laboratory tests, and a copy service we use when making copies of your health record. When these services are contracted, we may disclose your health information to our business associates so that they can perform the job we've asked them to do and bill you or your thirdparty payer for services rendered. To protect your health information, however, we require the business associate to appropriately safeguard your information.
Directory: We may include certain limited information about you in the facility directory while you are a patient at the hospital. The information may include your name, location in the facility, your general condition (e.g., good, fair) and your religious affiliation. This information may be provided to members of the clergy and, except for religious affiliation, to other people who ask for you by name. If you would like to opt out of being in the facility directory please request the Opt Out Form from the admission staff or Facility Privacy Official.
Individuals Involved in Your Care or Payment for Your Care: We may release health information about you to a friend or family member who is involved in your medical care or who helps pay for your care. In addition, we may disclose health information about you to an entity assisting in a disaster relief effort so that your family can be notified about your condition, status and location.
Research: We may disclose information to researchers when an institutional review board that has reviewed the research proposal and established protocols to ensure the privacy of your health information has approved their research and granted a waiver of the authorization requirement.
Future Communications: We may communicate to you via newsletters, mail outs or other means regarding treatment options, health related information, disease-management programs, wellness programs, or other community based initiatives or activities our facility is participating in.
Organized Health Care Arrangement: This facility and its medical staff members have organized and are presenting you this document as a joint notice. Information will be shared as necessary to carry out treatment, payment and health care operations. Physicians and caregivers may have access to protected health information in their offices to assist in reviewing past treatment as it may affect treatment at the time.
Affiliated Covered Entity: Protected health information will be made available to facility personnel at local affiliated facilities as necessary to carry out treatment, payment and health care operations. Caregivers at other facilities may have access to protected health information at their locations to assist in reviewing past treatment information as it may affect treatment at this time. Please contact the Facility Privacy Official for further information on the specific sites included in this affiliated covered entity.
As required by law, we may also use and disclose health information for the following types of entities, including but not limited to:
- Food and Drug Administration
- Public Health or Legal Authorities charged with preventing or controlling disease, injury or disability
- Correctional Institutions
- Workers Compensation Agents
- Organ and Tissue Donation Organizations
- Military Command Authorities
- Health Oversight Agencies
- Funeral Directors, Coroners and Medical Directors
- National Security and Intelligence Agencies
- Protective Services for the President and Others
Law Enforcement/Legal Proceedings: We may disclose health information for law enforcement purposes as required by law or in response to a valid subpoena.
State-Specific Requirements: Many states have requirements for reporting including population-based activities relating to improving health or reducing health care costs. Some states have separate privacy laws that may apply additional legal requirements. If the state privacy laws are more stringent than federal privacy laws, the state law preempts the federal law.
Your Health Information Rights
Although your health record is the physical property of the healthcare practitioner or facility that compiled it, you have the Right to:
- Inspect and Copy: You have the right to inspect and obtain a copy of the health information that may be used to make decisions about your care. Usually, this includes medical and billing records, but does not include psychotherapy notes. We may deny your request to inspect and copy in certain very limited circumstances. If you are denied access to health information, you may request that the denial be reviewed. Another licensed health care professional chosen by the facility will review your request and the denial. The person conducting the review will not be the person who denied your request. We will comply with the outcome of the review.
- Amend: If you feel that health information we have about you is incorrect or incomplete, you may ask us to amend the information. You have the right to request an amendment for as long as the information is kept by or for the facility. Any request for an amendment must be sent in writing to the Facility Privacy Official.
- We may deny your request for an amendment and if this occurs, you will be notified of the reason for the denial.
- An Accounting of Disclosures: You have the right to request an accounting of disclosures. This is a list of certain disclosures we make of your health information for purposes other than treatment, payment or health care operations where an authorization was not required.
- Request Restrictions: You have the right to request a restriction or limitation on the health information we use or disclose about you for treatment, payment or health care operations. You also have the right to request a limit on the health information we disclose about you to someone who is involved in your care or the payment for your care, like a family member or friend. For example, you could ask that we not use or disclose information about a surgery you had. Any request for a restriction must be sent in writing to the Facility Privacy official.
- We are required to agree to your request only if 1) except as otherwise required by law, the disclosure is to your health plan and the purpose is related to payment or health care operations (and not treatment purposes), and 2) your information pertains solely to health care services for which you have paid in full. For other requests, we are not required to agree. If we do agree, we will comply with your request unless the information is needed to provide you emergency treatment.
- Request Confidential Communications: You have the right to request that we communicate with you about medical matters in a certain way or at a certain location. For example, you may ask that we contact you at work instead of your home. The facility will grant reasonable requests for confidential communications at alternative locations and/or via alternative means only if the request is submitted in writing and the written request includes a mailing address where the individual will receive bills for services rendered by the facility and related correspondence regarding payment for services. Please realize, we reserve the right to contact you by other means and at other locations if you fail to respond to any communication from us that requires a response. We will notify you in accordance with your original request prior to attempting to contact you by other means or at another location.
- A Paper Copy of This Notice: You have the right to a paper copy of this notice. You may ask us to give you a copy of this notice at any time. Even if you have agreed to receive this notice electronically, you are still entitled to a paper copy of this notice.
If the facility has a website you may print or view a copy of the notice by clicking on the Notice of Privacy Practices link. To exercise any of your rights, please obtain the required forms from the Privacy Official and submit your request in writing.
CHANGES TO THIS NOTICE
We reserve the right to change this notice and the revised or changed notice will be effective for information we already have about you as well as any information we receive in the future. The current notice will be posted in the facility and include the effective date. In addition, each time you register at or are admitted to the facility for treatment or health care services as an inpatient or outpatient, we will offer you a copy of the current notice in effect.
COMPLAINTS
If you believe your privacy rights have been violated, you may file a complaint with the facility by following the process outlined in the facility's Patient Rights documentation. You may also file a complaint with the Secretary of the Department of Health and Human Services. All complaints must be submitted in writing.
You will not be penalized for filing a complaint.
OTHER USES OF HEALTH INFORMATION
Other uses and disclosures of health information not covered by this notice or the laws that apply to us will be made only with your written permission. If you provide us permission to use or disclose health information about you, you may revoke that permission, in writing, at any time. If you revoke your permission, we will no longer use or disclose health information about you for the reasons covered by your written authorization. You understand that we are unable to take back any disclosures we have already made with your permission, and that we are required to retain our records of the care that we provided to you and documented in the doctor's office or clinic.
FACILITY PRIVACY OFFICIAL - Joan Crall
Telephone Number: 405-271-6847
Aviso Sobre Las Practicas De Privacidad ESTE AVISO DESCRIBE LA FORMA EN QUE PUEDE UTILIZARSE Y REVELARSE LA INFORMACIÓN SOBRE SU SALUD Y LA MANERA EN QUE USTED PUEDE TENER ACCESO A ESTA INFORMACIÓN SEA USTED TAN AMABLE DE REVISARLO CUIDADOSAMENTE.
Si tiene alguna pregunta sobre este aviso,por favor comuníquese con el funcionario de privacidad de la institución Joan Crall,marcando el número principal de la misma. 405-271-6847
Cada vez que acude a un hospital,visita a un médico o a algún profesional de atención médica,se elabora un registro de su visita.Por lo general este registro contiene sus síntomas,resultados de exámenes y pruebas,diagnósticos,un plan de atención o tratamiento a futuro e información relacionada con la facturación.Este aviso aplica para todos los registros de su atención generados por la institución,ya sea por personal o representantes de la misma o su médico particular.Es
posible que su médico personal tenga diferentes políticas o avisos respecto al uso y divulgación de su información médica que haya sido creada en su consultorio o clínica.
Nuestras responsabilidades:La ley nos obliga a mantener la privacidad de su información médica y a proporcionarle una descripción de nuestras prácticas de privacidad.Nos apegaremos a los términos y condiciones de este aviso.
Usos y divulgaciones:Cómo podemos usar y dar a conocer su información médica
Las siguientes categorías describen ejemplos de la manera en que utilizamos y divulgamos información médica:
Para tratamiento:Podemos usar información médica sobre usted para proporcionarle tratamiento o servicios.Podemos divulgar información médica sobre usted a médicos,enfermeros,técnicos,estudiantes de medicina y demás personal de la institución involucrados en su cuidado en las instalaciones.Por ejemplo:un doctor que le está tratando una pierna fracturada necesitará saber si sufre de diabetes,ya que la diabetes puede retardar el proceso de curación.También es posible que los diferentes departamentos de la institución compartan información médica sobre usted con el fin de coordinar los diferentes servicios que usted necesita,como recetas,análisis de laboratorio,alimentos o radiografías.
También podemos proporcionar a su médico o a otro profesional de atención médica subsiguiente copias de varios informes que pueden ayudarle con su tratamiento una vez que salga de la institución.
Para pago:Podemos usar y dar a conocer información médica sobre su tratamiento y servicios para facturar y cobrar el pago a usted,su compañía de seguros o un tercero pagador.Por ejemplo,es posible que tengamos que proporcionar a su compañía de seguros información acerca de su cirugía de modo que nos paguen o le reembolsen a usted el tratamiento. También podemos informar a su proveedor del plan de salud acerca del tratamiento que recibirá para determinar si su
plan lo cubre.
Para operaciones del cuidado de la salud:Los miembros del personal médico y/o del equipo de mejoramiento de la calidad pueden usar la información de sus registros médicos para evaluar la atención y los resultados en su caso y otros similares al suyo.Los resultados entonces se utilizarán para mejorar de forma continua la calidad de la atención para todos los pacientes que atendemos.Por ejemplo,podemos combinar información médica acerca de varios pacientes para evaluar la necesidad de nuevos servicios o tratamientos.Podemos dar a conocer información a médicos,enfermeras y estudiantes con propósitos educativos.Y podemos combinar información médica en nuestro poder con la de otras instituciones para detectar dónde podemos realizar mejoras.Podemos retirar de este conjunto de información médica la información que le identifique,con objeto de proteger su privacidad.
También podemos usar y dar a conocer información sobre la salud:
- A socios comerciales contratados por nosotros para realizar los servicios acordados y facturarlos;
- Para recordarle que tiene una cita para atención médica;
- Para evaluar su satisfacción con nuestros servicios;
- Para informarle sobre posibles alternativas de tratamiento;
- Para informarle sobre beneficios o servicios relacionados con la salud;
- Para comunicarnos con usted para comentarle sobre campañas para recaudación de fondos,a menos que usted elija no recibir ninguna de dichas comunicaciones;
- Para informar a Directores Funerarios de conformidad con las leyes aplicables;
- Para actividades basadas en la población y relacionadas con el mejoramiento de la salud o la reducción de los costos de la atención médica;y
- Para llevar a cabo programas de capacitación o para evaluar la competencia de los profesionales de atención médica.
Al dar a conocer información,principalmente respecto a recordatorios de citas y esfuerzos de facturación o cobro, podemos dejar mensajes en su máquina contestadora o correo de voz.
Asociados comerciales:Hay algunos servicios de nuestra organización que se proporcionan a través de contratos con socios comerciales.Los ejemplos incluyen servicios médicos en el departamento de emergencias y radiología,ciertas pruebas de laboratorio y un servicio de copiado que utilizamos al sacar copias de sus registros médicos.Cuando se contratan estos servicios,podemos divulgar la información sobre su salud a nuestros socios comerciales de modo que puedan llevar a cabo las tareas que les solicitamos y puedan facturarle a usted o a su tercero pagador los servicios proporcionados.Sin embargo,para proteger su información médica,requerimos que nuestros socios comerciales salvaguarden su información de manera adecuada.
Directorio:Podemos incluir cierta información limitada en el directorio de la institución mientras usted sea paciente de la misma.Esta información puede incluir su nombre,ubicación en las instalaciones,su estado general (por ejemplo:bueno,regular) y su afiliación religiosa.Esta información podrá ser provista a miembros del clero y,excepto por afiliación religiosa,a otras personas que pregunten por su nombre.Si desea que no se le incluya en el directorio de la institución,por favor solicite la forma para optar por no compartir información (Opt Out) al personal de admisiones o al funcionario de privacidad de la instalación.
Personas involucradas en su atención o el pago de su atención:Podemos dar a conocer información médica sobre usted a un amigo o integrante de su familia que esté involucrado en su atención médica o que ayude a pagar su atención.Además,podemos dar a conocer información de su salud a una entidad que proporcione asistencia en caso de un desastre,a fin de informar a su familia acerca de su condición,estado y ubicación.
Investigación:Podemos divulgar información a investigadores cuando su investigación haya sido aprobada por un comité de revisión institucional que haya revisado la propuesta de investigación y establecido protocolos para asegurar la protección de la privacidad de su información médica.
Comunicaciones futuras:Podemos comunicarnos con usted mediante boletines informativos,correos u otros medios respecto a opciones de tratamiento,información relacionada con la salud,programas para el manejo de enfermedades, programas de bienestar o aquellas iniciativas o actividades comunitarias en las que participe la instalación.
Arreglo de atención médica organizada:Esta institución y los miembros de su personal médico han organizado y le presentan este documento como un aviso conjunto.La información se compartirá conforme sea necesario para realizar el tratamiento,pago y operaciones de atención médica.Los médicos y prestadores de cuidados pueden tener acceso a información médica protegida en sus consultorios para ayudar a revisar el tratamiento previo ya que esto podría afectar el
tratamiento actual.
Entidad cubierta afiliada:La información médica protegida estará a disposición del personal de la institución en las instalaciones locales afiliadas conforme sea necesario para realizar el tratamiento,pago y operaciones de atención médica. Los prestadores de cuidados en otras instalaciones pueden tener acceso a información médica protegida en sus ubicaciones para ayudar a revisar la información del tratamiento previo ya que esto podría afectar el tratamiento actual. Por favor,comuníquese con el funcionario de privacidad de la institución para obtener más información sobre los sitios específicos incluidos como entidad cubierta afiliada.
Conforme lo requiera la ley,también podemos usar y dar a conocer información médica a los siguientes tipos de entidades,incluyendo,entre otras:
- Administración de Drogas y Alimentos (Food and Drug Administration o FDA)
- Autoridades de salud pública o judiciales a cargo de evitar o controlar enfermedades,lesiones o incapacidad
- Instituciones penitenciarias
- Agentes de compensación a trabajadores
- Organizaciones de donación de órganos y tejidos
- Autoridades de comando militar
- Agencias de supervisión sanitaria
- Directores de funerales,médicos forenses y directores médicos
- Agencias de seguridad nacional y de inteligencia
- Servicios de protección al Presidente y a otros
Para propósitos de aplicación de la ley/procesos legales:Podemos dar a conocer información médica para
propósitos de aplicación de la ley conforme lo requieran las autoridades y en respuesta a una orden válida de un tribunal.
Requerimientos estatales específicos:Muchos estados tienen requerimientos de información que incluyen
actividades con base en la población,relacionadas con el mejoramiento de la salud o la reducción de los costos de atención
médica.Algunos estados tienen leyes de privacidad separadas que pueden aplicar requerimientos legales adicionales.Si las
leyes estatales de privacidad son más rigurosas que las leyes federales de privacidad,la ley estatal sustituirá a la ley federal.
Sus derechos acerca de la información sobre su salud
Si bien sus registros médicos son propiedad física del médico o de la institución que los compiló,usted tiene Derecho a:
- Inspeccionar y copiar:Tiene derecho a inspeccionar y obtener una copia de la información médica que pueda utilizarse para tomar decisiones sobre su cuidado.Por lo general,esto incluye los registros médicos y de facturación, pero no incluye las notas de psicoterapia.En ciertas circunstancias muy limitadas,podemos negarnos a satisfacer su solicitud de inspeccionar y copiar.Si se le niega el acceso a la información médica,podrá solicitar que se revise esa decisión.Otro profesional del cuidado de la salud certificado que elija la institución revisará su solicitud y la negación. La persona que realizará la revisión no será la persona que negó su solicitud.Cumpliremos con el resultado de la revisión.
- Modificar: Si considera que la información médica que tenemos sobre usted es incorrecta o está incompleta,puede pedirnos que la corrijamos.Tiene derecho a solicitar una modificación en tanto la información se conserve en la institución o para la misma.Cualquier solicitud de modificación debe ser enviada por escrito al funcionario de privacidad de la institución.
Podemos negar su solicitud de modificación y,si es así,le notificaremos la razón de la negación. - Solicitar un conteo de la información divulgada:Tiene derecho a solicitar un conteo de las divulgaciones.Esto consiste en una lista de determinadas divulgaciones que realizamos sobre su información médica para propósitos que no sean de tratamiento,pago u operaciones de atención médica y para las cuales no haya sido necesario solicitar autorización.
- Solicitar restricciones:Usted tiene el derecho a solicitar una restricción o limitación sobre su información médica que utilicemos o divulguemos para su tratamiento,pago u operaciones de atención médica.También tiene derecho a solicitar un límite sobre su información médica que divulguemos a alguien involucrado en su cuidado o en el pago de su cuidado,como un familiar o amigo. Por ejemplo,usted nos puede pedir que no usemos ni divulguemos información sobre una cirugía a la que se sometió.Toda solicitud de restricción debe enviarse por escrito al funcionario de privacidad de la institución.
Se nos exige que aceptemos su solicitud solamente si 1) la divulgación es a su plan de salud y el propósito está vinculado al pago o a operaciones de atención médica (y no a tratamiento) excepto en los casos indicados por la ley,y 2) su información pertenece exclusivamente a servicios de atención médica que usted ha abonado en su totalidad. No se nos exige que aceptemos otras solicitudes. Si estamos de acuerdo,cumpliremos con su solicitud,a menos que la información sea necesaria para proporcionarle un tratamiento de emergencia. - Solicitar comunicaciones confidenciales:Tiene derecho a solicitar que nos comuniquemos con usted para informarle acerca de asuntos médicos,de cierta manera o en determinado lugar.Por ejemplo,puede pedir que le llamemos a su trabajo en vez de a su casa.Sólo aceptaremos solicitudes razonables de comunicaciones confidenciales a ubicaciones alternas y/o por medios alternos si la solicitud se presenta por escrito e incluye una dirección postal donde la persona recibirá facturas por los servicios prestados por la institución y la correspondencia relacionada con el pago de dichos servicios.Por favor,tome en cuenta que nos reservamos el derecho de comunicarnos con usted por otros medios y en otras ubicaciones si usted no contesta a cualquier comunicación de nuestra parte que requiera una respuesta.Le informaremos siguiendo su solicitud original antes de intentar comunicarnos con usted por otros medios o en otra ubicación.
- Recibir una copia impresa de este aviso: Usted tiene derecho a tener una copia en papel de este aviso.Nos puede pedir que le demos copia de este aviso en cualquier momento.Aun si estuvo de acuerdo en recibir este aviso por medios electrónicos,usted todavía tiene derecho a tener copia de este aviso en papel.
Si la institución cuenta con un sitio web,puede imprimir o visualizar una copia del aviso haciendo clic en el enlace de Prácticas de Privacidad.
Para ejercer cualquiera de sus derechos,por favor solicite los formularios requeridos al funcionario de privacidad y envíe
su solicitud por escrito.
CAMBIOS A ESTE AVISO
Nos reservamos el derecho de cambiar este aviso y de poner el aviso revisado o modificado en vigencia para información
que ya tenemos sobre usted,como así también cualquier información que recibamos en el futuro.El aviso actual será
exhibido en la institución y publicado en el sitio web,e incluye la fecha de vigencia.Además,cada vez que usted se registre
o sea admitido en la institución para tratamiento o servicios de atención médica como paciente hospitalizado o
ambulatorio,pondremos a su disposición una copia del aviso actual en vigencia.
QUEJAS
Si cree que se han violado sus derechos de privacidad,puede presentar una queja ante la institución siguiendo el proceso
señalado en la documentación sobre Derechos del paciente de la institución.También puede presentar una queja ante el
Secretario del Departamento de Salud y Servicios Humanos (Department of Health and Human Services).Todas las
quejas deberán presentarse por escrito.
No se le sancionará por presentar una queja.
OTROS USOS DE LA INFORMACIÓN MÉDICA
Se llevarán a cabo otros usos y divulgaciones de la información médica no cubiertos en este aviso o las leyes que se aplican
a nosotros únicamente si obtenemos su permiso por escrito.Si usted nos da su permiso para usar o divulgar la información
médica sobre usted,usted puede revocar por escrito dicho permiso en cualquier momento.Si usted revoca su permiso,no
usaremos ni divulgaremos información médica sobre usted debido a las razones incluidas en su autorización por escrito.
Usted entiende que no podremos retirar ninguna divulgación que hayamos realizado con su permiso,y que se nos
requiere que conservemos nuestros registros con respecto a la atención que le hemos proporcionado.
FUNCIONARIO DE PRIVACIDAD DE LA INSTITUCIÓN - Joan Crall
Número telefónico:405-271-6847